word带批注输出pdf-word转换为pdf时出现修订标记,怎样消除?

看一下下面的文章，有没有帮助！

巧妙去除word文档修订和批注帮助

【it168 实用技巧】您从同事的电子邮件中收到一个文档，它对于您要制作的文档来说可能是一个很好的起点，于是您用新名称保存了它并按你的需要进行定制。您没有在意您的同事在原始文档中留的批注，因为在您的副本中没有看见它们。现在您准备把文档传递到客户手中，但是您要送给他们的是您最后的完成文档，而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。

或者您使用了 word 中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改，现在您要把简历寄给可能的雇主。但是，请注意，他看到的应该是您的编辑结果，而不是您达成结果的思考过程。

在这两种情况下，当接到文档的人报告说您的文档难以阅读，到处都是删除线、下划线和编上的批注框时，您可能感到很震惊。看!这就是您在简历中的目标陈述，还有三个带删除线的不同目标― 而您这一次要使用的目标却是用下划线文本显示的，您可能就得不到这份工作了。

这些文本在您发送文档的时候并不在其中。word 怎么会找到并显示这些内容的呢?要使 word 的表现如您所愿，应该怎么做?

理解修订功能

可能您已经在 word 中使用修订或批注功能，却没有意识到。通常在 word 跟踪更改时，它会用删除线格式显示删除内容，而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容与插入内容― 以及批注(或“注释”)― 都可显示在页边上的批注框中。

有各种方法可以隐藏修改或批注， 但使用修订功能所作的修改会一直打开，而所有插入的批注也一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。

注：关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注。关闭修订会使您能修改文档而不存储插入内容与删除内容，以及将其显示为带删除线、下划线或批注框。

我该如何除去修订?

要除去修订和批注，您需要接受或拒绝更改，以及删除批注。这里就是方法:

1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。

2.在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:

批注

墨迹注释(仅 word 2003 有)

插入和删除

正在格式化

审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。)

如果有项目旁边未出现对勾，则单击该项目以选择它。

3.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。

4.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。

重复步骤 3 和 4，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。

注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

这些修订和批注怎么会在那里的?

您可能以为已经除去了批注或修订，或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。word 怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?

您或发送文档的人可能隐藏了修订或批注。但是隐藏它们并不等于删除它们，它们还留在文档中。根据您的 word 版本和所用的设置，修订或批注可能在您或别人打开文档时出现。

如果您不希望别人看到修订或批注，请在与他人共享文档前接受或拒绝修订并删除批注。无论您使用什么版本的 word 都应该这样，因为任何打开文档的人都可以很容易地显示现有修订或批注。

注：如果您使用 word 2003，则不太可能无意地分发包含修订标记和批注的文档，因为 word 2003 默认情况下是显示修订与批注的。

在哪里可以隐藏修订与批注

有几种方法可以隐藏修订标记与批注，并可能导致您以为它们不在文档中。

注： 要显示“审阅”工具栏，指向“视图”菜单上的“工具栏”，然后单击“审阅”。

“显示以审阅”框 在“审阅”工具栏上，“显示以审阅”框为审阅文档提供了四个选项。如果您选择“最终状态”或“原始状态”，修订标记和批注会隐藏。要显示修订标记，请选择“显示标记的最终状态”或“显示标记的原始状态”。

“显示”菜单 您可以通过在“审阅”工具栏上的“显示”菜单上关闭批注和修订来隐藏它们。在“显示”菜单上标有对勾的项目会显示，没有对勾的项目会隐藏。要显示如“插入和删除”之类的项目，请在“显示”菜单上选择它。

隐藏标记的选项 在 word 2003 中，“打开或保存时标记可见”选项可能关闭了。要打开该选项，单击“选项”(“工具”菜单)，然后在“安全性”选项卡上，选择“打开或保存时标记可见”复选框。

为什么 word 2003 默认情况下会显示修订和批注

为了防止您在没有意识到文档中有修订标记和批注的情况下分发包含它们的文档，word 2003 在默认情况下会显示修订标记和批注。word 2003 实现了一个新选项“打开或保存时标记可见”，它在默认情况下是打开的。

我可以两方面兼顾吗?

如果您希望保留文档中的修订标记或批注，同时又希望共享文档而不让别人看见修订和批注，最好的解决办法就是保留文档的独立副本:一份用于分发，一份供自用。在文档的公用版本中，按本文所述接受或拒绝所有修订标记并删除所有批注。在文档的专用版本中，可以保留修订与批注。

再转换成 pdf 就可以了吧。

这里有篇文章可能对你了解wps有点用:
“如果wps office 2005专业版早生几年，很难想像中国的office市场是否还会是国外产品一家独大。”一位office资深用户，在使用过wps office 2005专业版后，发出如此感慨！

笔者在安装wps office 2005专业版整体试用后，亦欣喜不已。

wps office 2005专业版的三个功能软件――wps文字、wps表格、wps演示，与国外通用软件的word、excel、powerpoint一一对应，在功能完备性上，也不输于国外通用软件，并且在互联网应用上，具有突出的特点。

用户一直都很关心的兼容问题，wps office 2005专业版也已经取得了超乎想象的飞跃，所以，这次评测，我们焦点首先指向兼容性和互联网应用。

测试产品： wps office 2005专业版

产品简介：

wps office 2005 专业版（下面简称wps 2005）包括wps文字、wps表格、wps演示三大功能软件，是一款跨平台的办公软件。它既可以在windows操作系统上运行，还可以运行在主流的linux操作系统上。

wps 2005 本身就是按照跨平台技术研发的产品，笔者比较了windows平台和linux平台下同一份文件的效果，结果发现效果完全一致。

最佳推荐功能一：高度兼容成就office孪生兄弟

一直讲求差异发展的wps，在2005版本上彻底调整了技术路线，把兼容作为最大的突破重点。笔者发现，这种“兼容精神”已经大大超越以往的软件界面、文件格式的相同或相通，真正渗透进了软件底层技术，在加密、宏等类“技术型”文件的互通性上得到突破。

不可否认，在盗版的推动下，国外office的使用习惯，已经成为默认的标准，这是任何其它office厂商都不可回避、必须面对的事实。如何让用户以最小的转换代价，给予产品最大的认可和满足，是一直困扰金山的问题。2002年经过4个月的痛苦抉择，金山最后做出了一个让业界刮目的决定：全部放弃已有14年历史的传统wps技术，重构代码，打造新一代办公平台！

今天我们终于迎来了涅盘重生的wps office 2005专业版，感受它的惊人变化。

该软件由三个模块构成，wps文字、wps表格，wps演示严格对应ms office的word、excel、powerpoint，无论wps哪个模块软件，我们看到的都是典型xp风格的操作界面，工具栏和一些功能按钮的设置几乎与ms office完全一致，如果不是文件左上角的图标提示，用户实在难分彼此。

同ms office保持一致，实现对用户操作习惯的兼容，用户才能真正做到“零时间”上手，这样大大降低了软件推广使用的难度，同时有效减少培训时间，大大降低软件迁移成本。

做到操作习惯的兼容仅仅是“兼容精神”的表象体现，各类文件可以打开，内容显示无差别，这才是用户关心的核心问题。的确如此，尤其在这个讲求交流和沟通的时代，岂能容忍因为不兼容问题带来的无法与外界交流的障碍。所以，如果wps 2005文件格式不能与ms office彻底兼容，那wps 2005用户不就变成孤岛上的鲁宾逊了。

让我们马上来看看wps 2005在与ms office文件内容识别上，有怎样的表现。

wps 2005与国外主流office的兼容，不是wps 2005只能打开别的office文件的那种一般意义的单向兼容，而是突破性的双向兼容！格式的兼容还不止于此，我们注意到，ms office与wps 2005相互读取的文件，不论是中文文件，还是英文文件，都可达到一字不差、一行不差的精确效果！笔者认为，达到这种精确兼容程度，金山公司一定是在技术上取得了重大突破。因为有些国外office企业曾经认为，一字不差、一行不差的兼容是不可能实现的。

不仅仅是文件格式和操作习惯的兼容，笔者经过试用还意外发现，在知道密码的情况下，wps office 可以直接打开加了密的doc、xls、ppt文件。不仅如此，wps office 2005还可以直接打开带有宏代码的doc文档，这解除了ms office 高级用户在文件传输过程中的后顾之忧。

加解密文件通道的打通和可直接运行vba宏代码这两个深度兼容性的实现，对于其他office软件来说，目前还是一个难于突破的技术瓶颈。

wps表格可以跨excel文件进行数据引用，若改变了被引用的xls文件数据，wps表格文件中的引用数据会同步更新。这项功能体现了产品兼容的数据一致性和应用跨越性。

wps演示在动画效果、图形种类以及多母板支持上都体现了高度兼容。

最佳推荐功能二：互联网应用从“小”做起

中国互联网络信息中心发布的报告显示，截至今年6月30日，中国上网用户总数突破1亿，总数达到1.03亿户，办公的电脑化、互联网化已经成为一种现实。办公软件、互联网的使用已经不是少数人的专利。所以，能否与互联网有更紧密的结合，已经成为检验办公软件先进性的一项重要标准。

一套办公软件的安装程序只有23m，刚听到这种描述，笔者还不敢相信。亲自动手安装后才意识到，这个“小”，恰恰会为wps 2005的互联网应用奠定基础。

我们已经习惯了国外软件动辄四五百兆占用较大硬盘空间、长时安装才能完成的事实，第一次见到wps 2005，着实有了欣喜，不仅仅是因为该软件安装包仅有23m，而且还因为记者第一次安装时，2分钟就完成了所有操作。

这个产品还有一个显著的特点，即可以采用直接复制安装目录的方式去安装软件或直接删除安装目录的办法卸载软件，应用非常绿色。

近年来，杀毒软件采用互联网在线升级的方式为用户提供了便捷的服务。现在，wps 2005将杀毒软件自动升级的功能移植到了办公软件应用上。

wps 2005的自动升级功能，无需用户做任何操作，当有最新的技术研究成果时，wps 2005将更新自动下载安装。此功能保证用户可以在最短时间内获得wps 2005最新功能。这

种升级方式还很灵活，用户既可以通过互联网实现升级，也可以是通过局域内的服务器进行升级，非常方便。

wps 2005 中，首次应用了一项叫krm的授权保护技术。根据金山公司的研发人员介绍，这项技术的作用是：用户可根据需要，设置授权范围，包括是否允许、允许多大范围内的对象读取、修改文件等。应用该技术后，文件网络传送的安全性得到了很大的提升，文件授权用户不用记住复杂的密码，仅使用金山通行证，即可轻松、安全的传输、使用文件。简单地说就是采用通行证授权的方式，而非密码授权的方式对文件做读、写、修改的管理。

据金山公司介绍，产品正式推出时，会通过互联网提供海量文件模版及素材，帮助用户提升办公效率。目前金山公司并没有公布模版及素材获取的途径，据记者了解，金山公司对这个功能的评价很高，在wps 2005正式上市时，模版及素材获取的途径也将同时公布，不知道到时是否会给用户一个惊喜？我们共同期待吧！

十大亮点功能

虽然兼容ms office是核心，但毕竟ms office是基于西文行文规范而研发的办公软件，笔者试用wps 2005过程中还是发现了一些更符合中文特色的功能，很值得推荐。

文件标签

受各网络浏览器使用习惯的影响，在文件切换时，有些用户习惯于采用直观的文档标签方式。在wps office2005中对这种应用提供了两种选择，即传统的窗口切换方式和文件标签方式，让用户可以按照自己的喜好进行使用。

文字工具

在早期的wps office 版本里，就有一组很让用户称道的文字工具（删除空格、增加空格、删除段首空格、增加段首空格、段落重排、删除空段），这组功能对于那些需要经常从互联网上转摘文字的用户来说，非常方便。因为我们都知道，在转摘文章时，经常会出现大量的空格、空段，如果没有这项功能，那用户还要自己再去编辑，很麻烦。现在这个功能，wps 2005同样保留。

稿纸方式

稿纸作为金山文字的特色之一，在wps office 2005专业版中有更加全面的表现，不但能够将全篇文档都设置为稿纸，而且还可以通过将文档分节实现稿纸格式和空白格式的混合排版。

表格中人民币大写

在表格制作时，很多用户都有使用人民币大写的需要，在wps 2005的表格中，就提供了一个特殊的功能：提供阿拉伯数字自动转换为人民币大写的功能，满足广大财会人员制作报表的需要。

中文表格的表元斜线应用

在表格编辑时，我们经常会使用到斜线表头功能，国外主流 office的斜线表头，在使用上比较麻烦，比如在改变表头大小时，斜线不会跟随其自动缩放，致使版式混乱。而wps 2005中，不论表格大小如何调整，斜线表头都能够保持一致。

强大的pdf输出功能

现在，pdf文件已经成为世界上通用文件格式的之一，很多用户在日常使用中，都会使用到pdf输出功能。与其他office不同，wps 2005在pdf输出时，能够完整保留原文档各种特殊内容，并提供完善的pdf文件权限设置功能，而且自动形成目录，带有索引功能。

图10：强大的pdf输出功能

丰富的打印功能

wps 2005三个功能软件中提供的打印功能很让我服气。比如她特别提供了反片打印功能，可以轻松打印幻灯片，另外还有拼版、双面打印、文件套打等功能，真是方便又实用。

修订功能

在日常办公中，我们会经常使用到修订功能，但有时间是好几个人在同一篇文件上进行修订和批注，如果是电子格式，还可以根据颜色不同进行区分，但如果是打印稿，颜色都差不多，修订、批注者的身份就无法区分了。在wps 2005中，就针对这种情况，wps 2005实现了能够记录作者身份的功能点。

图11：能区分修订者身份的修订功能

全面的演示功能

在wps 演示中，除了具有国外主流office的功能外，还多了一项为用户提供了不同效果的幻灯片、讲义、备注页打印，如每页3张备注页等效果，非常方便实用。

当然，wps 2005的贴心功能并不仅限于这些，其它的如电子表格支持中国纸张规格、 支持蒙文竖排等特殊排版方式、文本框间的文字绕排，都很实用，但受到篇幅的制约，无法一一展开。

开发者的福音

wps 2005 对于那些有二次开发需求的用户来说，会有很强的吸引力，因为她不仅提供与vba、vb、java、delphi、vc等多种开发语言的开发接口，并在开发版中还提供vba开发环境。开发接口采用标准com接口，数量多达256类，使得oa用户可以快速平滑迁移应用。

至于可扩展的插件、控件机制，与电子政务的无缝链接，wps office 2005 政府版都已经有了成功的应用案例，wps office 2005专业版应该也不会存在什么问题。

综述：

从上面评测可以看出，wps office 2005专业版是一款极具竞争力的office产品，不仅在界面风格及主体功能上做到了与主流office“一模一样”，而且在加密文件、宏文件这两个高级兼容性上的实现，证明了她与国外主流office的兼容已经达到了无障碍的境界！

而软件轻小、互联网化、安全等互联网特点的突出表现，使得她有实力挑战任何对手。虽然晚生几年，但后发制人也并非不可能！

我也是在给你打这个资料的时候了解了wps，看样子还不错，应该和微软有很多相同点，我也下这个软件玩玩去。。。

功能基本上没什么大的不同!
★专业版是面向企业用户以及专业人士的产品!具体功能如下:● 跨平台
・ 跨windows/linux操作平台：同一文件在两个操作系统中读写效果一致，无障碍交互

● 双向精确兼容
wps文字→microsoft office word
wps表格→microsoft office excel
wps演示→microsoft office powerpoint

・ 文件格式兼容：wps文字、wps表格、wps演示分别对应word、excel、powerpoint，读写双向精确兼容
・ 用户界面兼容：采用xp界面风格，毫无陌生感，0时间上手
・ 使用习惯兼容：用户现有使用习惯完全保留，无须再学习
・ 安全模式兼容：无障碍读写microsoft office的加密文件以及宏文件
・ 二次开发兼容：兼容microsoft office二次开发接口

● 超轻巧
・ 安装包仅有23m，安装后仅有83m

● 网络化
・ 无须用户动手，主动实时升级
・ 通过网络提供海量模板素材，专业文档随需借鉴
・ 集成金山通行证，简单注册，享受超值客户服务

● 保安全
・ 独创的krm授权保护技术，基于用户授权的保密新技术，优于传统密码设置，满足协同环境下文档安全要求。

● 中文特色
・ 文档标签：便捷实现文档切换
・ 文本框间文字绕排：实现“轻量级”排版功能
・ 稿纸
・ 斜线表头
・ 中文项目符号：与国家公文规范要求严格一致
・ 中文纸张规格支持
・ wps表格输入框智能收缩
・ wps表格人民币大写自动转换
・ 可选择的中文度量单位
・ 反片打印
・ 批注框内显示作者名字

● 应用随需扩展
・ 按照msapi定义和实现的二次开发接口高达250个类，无限扩展用户个性化定制和应用开发的需求
・ 无缝链接电子政务，文件随需飞翔政府内网中
・ 支持126种语言应用, 包罗众多生僻小语种，保证文件跨国、跨地区自主交流
・ 二次开发接口提供高达256种对象模型，实现oa系统平滑移植
・ 能完全内嵌到ie中，全面支持b/s和c/s应用，满足电子政务应用需求
・ 可扩展的插件、控件机制，无限扩展用户个性化需求

● pdf输出
・ 支持pdf格式输出及权限设置，输出后的pdf文档与原文档完全一致

★而个人版的是面向家庭,个体用户提供的!（限个人用户个人目的使用，禁止用于生产经营等商业用途）具体功能如下:无障碍兼容、双向交换
――包含wps文字、wps表格、wps演示三大功能软件，与ms word、ms excel、ms powerpoint一一对应、无障碍兼容，用户随需从容切换

●应用xml数据交换技术，无障碍兼容doc.xls.ppt等文件格式
●熟悉的界面、熟悉的操作习惯呈现，用户无需再学习，0时间上手
●无隔阂兼容ms-office加密信息、宏文档

内容互联、知识分享
――以提升效率为核心的互联网应用

●网聚智慧的多彩网络互动平台，单一用户随需随时分享天下人知识积累，悠然制作精美文档
●便捷的自动在线升级功能，无需用户动手，实时分享最新技术成果
●小巧、仅有20m的文件压缩包，网络下载瞬间完成；绿色安装，顷刻启动使用
●独创的krm版权保护技术，文件授权范围随需指定

随需应动、无限扩展
――以想到就能做到为追求的应用无限扩展设置

●按照msapi定义和实现的二次开发接口高达250个类，无限扩展用户个性化定制和应用开发的需求
●可扩展的插件机制，无限扩展大程序员想象和创造空间
●支持126种语言应用, 包罗众多生僻小语种，保证文件跨国、跨地区自主交流

中文特色、安全易用
――以体贴入微为目标的中文特色和人性化易用设计

●文本框间文字绕排、稿纸格式、斜线表格、文字工具、中文项目符号、电子表格支持中文纸张规格等中文特色一一体现，足量尊重中文使用者习惯
●应用领先技术，宏病毒拒之门外
●电子表格里面智能收缩、表格操作的即时效果预览和智能提示、全新的度量单位控件、批注框里面可以显示作者等人性化的易用设计，以用户为本

新添功能、快乐体验
――数百种新添功能，用户舒适享受办公乐趣

●wps文字提供带圈字符、合并字符、艺术字、立体效果功能，用户娱乐中处理文字
●wps表格支持手动顺序双面打印、手动逆序双面打印、拼页打印、反片打印应用，用户想怎么打，就怎么打
●wps演示添加34种动画方案选择、近200种自定义动画效果，演示制作播放成为一种游戏

个人版价格便宜还有一个原因是:金山一直坚持要让中国人能用的起国产正版软件!所以提供了wps office 2005 个人版!

什么是 adobe pdf ?
便携文档格式 (pdf) 由 adobe 发明，已成为全世界各种标准组织用来进行更加安全可靠的电子文档分发和交换的出版规范。adobe? pdf 已经在各企业、政府机构和教育工作者中广为使用，以期简化文档交换、提高生产率、省却纸张流程。如今，无论是向美国食品和药物管理局 (fda) 以电子形式提交药物报批材料，还是以电子形式在美国联邦法院立案，都以 adobe pdf 作为标准格式。

更加安全可靠的电子文档分发和交换
便携文档格式 (pdf) 由 adobe 发明，已成为全世界各种标准组织用来进行更加安全可靠的电子文档分发和交换的出版规范。adobe? pdf 已经在各企业、政府机构和教育工作者中广为使用，以期简化文档交换、提高生产率、省却纸张流程。如今，无论是向美国食品和药物管理局 (fda) 以电子形式提交药物报批材料，还是以电子形式在美国联邦法院立案，都以 adobe pdf 作为标准格式。

保留原始文档的外观和完整性
adobe pdf 文件的外观同原始文档无异，保留了原始文件的字体、图像、图形和布局 ― 无论创建它时使用的是何种应用程序或平台。

不问何人，自由共享
不论是谁，不论采用何种系统，都可以使用免费的 adobe reader? 软件打开 adobe pdf 文档，丝毫不受操作系统、原始应用程序或字体的限制。

方便易用
adobe pdf 文件紧凑，易于交换。创建 pdf 文件就像在 microsoft word、excel 和 powerpoint 等许多应用程序中点击一个按钮那么简单。

文档交换更安全
有了 adobe acrobat 7.0 或 adobe livecycle 软件，您可以对 pdf 文件进行密码保护，以防其他人在未经授权的情况下查看和更改文件，还可让经授权的审阅者使用直观的批注和编辑工具。

可自由搜索
adobe pdf 文件具有全文搜索功能，可对文档中的字词、书签和数据域进行定位。

具备辅助工具
使用 adobe 软件产品能够创建、管理和发送具备辅助工具的、视觉丰富的 adobe pdf 内容，无论何人、何时、何地都能访问。

adobe 的pdf将作为“数字化大师”在信息传送方面取代postscript的地位，下面讲的就是为什么它会取代postscript的原因。

adobe系统的acrobat或pdf文件将逐渐成为每个人的专门辞典的一部分，我非常高兴能借此机会向大家简单地介绍一下它们是怎么工作的，以及我们在将来怎样应用它。pdf文件的应用范围很广，几乎在印刷生产过程的每一阶段都有涉及，并且将来它本身也会成为一种出版媒介。

pdf文件是建立在postscript的良好基础上的，postscript在出版领域的普遍性保证了向pdf的转换的快捷性。今天生产的印刷出版物几乎都是由postscript的输出设备生产的。这就意味着已经安装好的基础生产设备和软件对创建一个pdf的条件是充分的――甚至可以说是完美的。

acrobat程序是由三个不同的应用软件组成的，外加一个可自由分类阅读器。它们是acrobat distiller， acrobat exchange, acrobat catalog，下面就让我们来看看它们中的每一个是怎样进行工作的。

acrobat distiller
acrobat distiller是创建pdf文件的执行软件。在启动distiller 后，用户可以看到一个类似于rip软件的窗口。adobe的 cpsi（postscript解释器）是它的基础，虽然它不能栅格化，却能创建pdf文件。

distiller这一阶段起的作用非常重要，因为每个postscript输出程序工作时，都有各自的特点。通过distiller来运行postscript文件,你可以“预览”―― distiller可以将之转换成postscript文件的标准形式，使postscript文件以更可信，更稳定的形式输出。经pdf格式化的postscript文件的输出与原始的postscript文件形式的输出相比，其稳定性和可靠性更好。

随着文件数据传输的可信度的增加，人们想到可以一次运行一组数据文件，并且在第一次读取时就作为最终输出的格式，而不是象postscript文件那样为了运行快速而采用不同格式或不同精度的文件格式。而且，用户可以保证他们通过输出终端发送给你的文件与他们自己的办公室打印机的输出效果一样。并且，不符之处在我们屏幕上接收到时可以返回它原来的地方。

acrobat exchange
acrobat exchange是在pdf中起的作用是进行少量的编辑，联接和最后的格式化工作，同时它还可以为第三者的定制格式提供一个良好的插入框架，这是许多公司正在引入和开发的功能。exchange应用于你已经打开的并经“蒸馏器（distiller）”蒸馏的pdf文件，并且可以使它具有比打印文档更多的信息。exchange可以定义一篇文章或文件的阅读路径，允许用户仅通过敲击鼠标，就可以使窗口沿着文件中文本的顺序移动。

在exchange中，还可以提供超文本链接链到文本的其他部分上，或链接到其他pdf文件上，甚或可以链接到某个网站上,而且还可以在其中加入声音和quick time电影。换句话说，通过将pdf的文件内容作适当的链接，如和其他的网页或局域网中的pdf文件进行链接,就可以通过pdf格式建立一个网络路径。它甚至能通过一些网页服务器中的“byte服务”功能实现在pdf格式中进行“浏览”操作。“byte服务”是一种工具，这时服务器不需要在阅读文件时将整个文件完全发送而只需要发送5kb的内容，大大提高了浏览速度。
经“byte服务”操作后的pdf文件页面在阅读窗口中显示速度很快（至少应安装有acrobat reader软件的前提下），它比在阅读之前经过漫长的等待整个文件的下载，然后再阅读的工作方式要强得多。链接的多媒体文件如电影和音乐就是一个具体的例子，多媒体文件的内容可能还要改动才能印刷。这时，pdf文档链接的结果使得acrobat能对多媒体文件进行再度创作或编辑，并以一种新的方式重新使用现存的印刷材料。

acrobat catalog
acrobat catalog可以扩大索引和查寻能力。它通过pdf中的文本索引，参考和目录文本中包含的信息来进行解析。这不仅适用于单个的pdf文件而且还适合于整个目录或光盘中所有的pdf文件。这项强大的功能使acrobat通过verity公司的合法授权查寻插件而具有优异的查寻能力。catalog非常敏锐，一旦在pdf文件的目录上操作，再搜索这些文件时会变得非常快速。这与exchange的“查找”功能相比，在速度（要快几百倍）和路径上都不一样。verity插件可以在一个单个的目录中索引几百个pdf文件，而exchange的“查找”功能却限制在以打开和激活的pdf文件范围内。catalog功能同样适用于网络和光盘出版。

可预检的postscript文件格式
在过去，postscript文件与其它一些软件生成的eps格式文件进行组合时，会产生一些错误而不得不重新制作，可能因为某些原因文件组里一个有用的文件还没有加进去，不得不要求将这个文件重新修改后再发送给用户。这时通常希望原始的pdf文件还存在以便进行必要的修改。

这些和其他一些发生在数字印前中事情一样令人头痛，这主要是长期以来人们建立文件方式、组版方式和发送文件方式的多样性所致。预检工具可以有效地清除这些问题中的一部分，但是并没有完全灭绝这些问题。而acrobat（pdf）可以成为理想的预检工具。如果在postscript文件创建时缺少了某个重要因素，就会向用户发出警告。将pdf文件作为预检使用时，可能为用户创建一个供检测的文件并且将之发送到打样车间或印刷商手中。全比例的pdf作为一种标准传递信息的格式使印前利润的提高成为现实。很容易想象，通过电子文件与你的用户传送作业，不再有丢失的eps文件的麻烦事出现，不再有postscript错误等现象出现，使工作流程顺畅了许多。

远程打样打样和编辑
目前大量的通讯数字流作业传送所采用的技术还是不完善的。传真技术只有160dpi的黑白分辨率，这使得要想得到某个图像好坏的真实效果非常困难，要想区分小的细节和字体就更加困难了。

但是有了pdf，就可以用e-mail发送这些文件（文件可以作得足够小），并且附带解释。acrobat exchange具有应用post-it-type注释的功能。这些都可以作为pdf页面的一部分来描述必需要作的修改。而且，用这种pdf文件的副本还可以得到一个局部的，高分辨率的，能够用丰富的颜色印刷的副本（彩色是720 dpi，黑白是160 dpi，这由你自己定）。pdf作为预检使用时建立的文件可以作为一种高分辨率、可编辑的、彩色postscript的传真文件。接收端的打印机越好，最终的产品质量也就越高。

那pdf到底是什么？一个印前工具，一个网络工具，还是一个光盘只读存储工具？pdf是这些功能的集合。必须在创建pdf文件时考虑到它的用途，因为它很灵活而且可控，因此如果总是用缺省值的预设选项功能未必能得到最佳的使用效果。例如，如果创建一个准备用于胶印的pdf文件，你肯定想保存一个高分辨率的pdf文件（也许在distiller上用一个无损压缩选项功能）。然而，如果你想在英特网上通过网络“浏览器”进行通讯，文件的容量大小就显得尤为重要，如用jpeg格式压缩最终的文件只能显示“浏览器”的分辩率的图像。

在印前环境中，也可能使用一个opi工作流程，因为opi文件在整个pdf过程中都保留有他们的“特性”。而且，值得注意的是，adobe 已将pdf与postscript3牢牢地结合在一起了。postscript的新版本能查找pdf，这意味着从顾客那里接收的pdf文件会变得越来越小，而且更加有利可图。完全可以这样说，在不久的将来你会开始向你的顾客要求提供pdf文件。

是什么使pdf比其他电子出版方式好那么多呢？pdf有一个独特的功能是可以在任何一台打印机和计算机平台上获得相同的视觉效果。它是通过将所有的postscript字体，页面描述和图像直接嵌入文件里来实现此项功能的。当你看到从喷墨打印机里出来的印品（仅装有很少的字体）与macintosh上的文件显示的效果一样时，你一定会感到非常的惊讶。

随着越来越多用户想使用英特网作为出版媒介，这种跨平台的能力会有更大范围的应用。通过网络或联合的内部网络出版的英特网文件（html）让最后的输出形式由用户的阅览设置来定。大多数用户都不改变他们预设的阅览设置，此只需要用times romon或其他相似的字体形式来浏览，这样的话当我们想重现作者原来的字体，而html又没有提供能力时出版商可对文件作pdf格式化，这样一来，所浏览的字体与原文档是一模一样的了。

谈到大量出版这个问题，喷墨打印的进步给人的最大启发是：pdf可作为一种出版媒介。pdf可以在家里的输出一份几乎与原稿一样的作品，而价格仅几便士一页的能力。这就是pdf真正吸引人的地方。acrobat事实上正是将一种低标准的postscript解释运行到喷墨打印机上。然而许多喷墨机没有装postscript，但acrobat
reader和exchange有能力将pdf格式输出到这些设备上，使设备具备postscript功能，并且使设备以最高分辨率对pdf文档进行输出。这也意味着办公室的打印输出技术发展的越好，打印得越精细，pdf的出版物也会越精细。最近桌面彩色打印机的流行为pdf出版带来了更多的读者，而且传统印刷的质量和喷墨印刷质量的距离正在逐渐缩小。

总结
pdf文件格式真正的用处是那么的多，以至于无法一一道来。因为pdf作为第三代postscript的模式得到adobe公司的有力支持，不久acrobat将会设置在每个人的系统中，pdf格式文档也会成为通用文档。